شیرپوینت چیست؟

فناوری SharePoint اولین بار در سال 2001 توسط شرکت مایکروسافت به منظور فراهم آمدن بستری برای انجام تعاملات درون سازمانی ارایه شد. این فناوری در سال 2003 با امکانات گسترده و معماری برای افزودن کدهای سفارشی به نام وب پارت ( معادل پورتلت ها در فناوری جاوا ) وارد بازار پرتال های تجاری
شد. این محصول سریع ترین رشد فروش در تاریخ محصولات سرور در شرکت مایکروسافت را از آن خود کرد. (مطالعه بیشتر...)

این مقاله به معرفی فناوری SharePoint و ارایه کاربرد های آن خواهد پرداخت.

شرپوینت مکانی برای ذخیره داده های ناساختیافته ( Unstructured Data ) در سازمان می باشد، مستندات، جلسات وظایف، پروژه ها و هر نوع اطلاعات که ساختار مشخصی ندارند. ابزارهای سازمان دهی، دسته بندی و جستجوی اطلاعات در این فناوری بسیار پیشرفته است، بنابراین ذخیره و بازیابی اطلاعات به سهولت انجام می شود. شرپوینت با افزودن امکاناتی به سرویس دهنده وب IIS یک ابزار برای تولید سایت های اینترانت، اکسترانت و اینترنت می باشد، این ها سایت معمولی نیستند، نرم افزارهای سازمانی زیادی با استفاده از این سایت ها قابل پیاده سازی است که در ادامه محدوده این نرم افزارها و کاربردها آمده است.

قبل از تشریح جزییات این تصویر یادآور می شوم که فناوری شرپوینت شامل دو محصول متفاوت می باشد.

Windows SharePoint Services 3.0 (WSS 3.0)

این یک زیرساخت نرم افزاری رایگان است که همراه ویندوز سرور ارایه می شود. مرکز تصویر فوق اشاره به این نرم افزار دارد. شرکت مایکروسافت این زیرساخت را به عنوان یک استاندارد برای طراحی و توسعه نرم افزارهای تحت وب در محیط Net. معرفی می کند. نرم افزارها و فناوری های زیادی توسط مایکروسافت روی این محیط طراحی شده است و برنامه ریزی آینده این شرکت نیز توسعه بر مبنای این فناوری می باشد. به همین خاطر WSS 3.0 به عنوان یک زیرساخت ( Application Platform ) برای توسعه نرم افزارها مطرح است.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007)

این یک نرم افزار تجاری است که مایکروسافت با استفاده از زیرساخت WSS تولید کرده است. در واقع CMS 2002 و SPS 2003 در این محصول ادغام شده اند همچنین فناوری های دیگری چون Business Intelligence & Processes به آن افزوده شده است. این محصول تلاش مایکروسافت برای ورود به بازار Enterprise Applications می باشد.

خاطر نشان می کنم گرچه تصویر ارایه شده از طرف مایکروسافت، شش ناحیه اطراف را مربوط به MOSS معرفی میکند، ولی WSS هم یک محیط پیشرفته برای تعاملات ( Collaboration ) در اختیار سازمان قرار می دهد، با استفاده از WSS نیز میتوان پرتال ایجاد نمود و محتویات آن قابل جستجو است، WSS هم به نوعی امکانات مدیریت محتوا (Content Management) در اختیار شما قرار می دهد، و در محیط WSS نیز می توان فرآیندهای اداری را اجرا نمود. ولیکن این امکانات در MOSS پیشرفته تر است و با سهولت بیشتری قابل اجرا است.

تعاملات سازمانی ( Collaboration )

هر نوع کار گروهی از یک تیم کاری چند نفره تا یک سازمان بزرگ با استفاده از این فناوری به صورت پیشرفته ایی امکان پذیر است. اشتراک مستندات، ارجاع وظایف به اعضای تیم، پیگیری اشکالات ثبت شده و به صورت کلی همه کاربردهایی که ماهیت پیگیری ( Tracking ) دارند در این محیط انجام می شود. به اشتراک گذاشتن مستندات در مخزن اسناد، و امکان ذخیره اطلاعات در لیست ها دو کاربرد اساسی در این فناوری است. یادآوری کاربران با Email امکان دریافت RSS و دسترسی به لیستها از طریق موبایل، امکان ایجاد Blog و Wiki از جمله امکانات شرپینت برای ایجاد یک محیط تعاملی می باشد.

پرتال

سایت های معتبر رتبه بندی و موسسات تحقیقاتی غیر انتفاعی و مستقل SharePoint 2007 را جزو 3 فناوری اول برای ایجاد پرتال های سازمانی می دانند. (مطالعه بیشتر...) واحدهای مختلف سازمان در پرتالی که توسط فناوری شرپوینت ایجاد می شود، محیط اختصاصی دارند. به عنوان مثال واحد تحقیقات، واحد روابط عمومی، مدیریت منابع انسانی و ... همچنین اشخاص می توانند سایت شخصی داشته و در آن محیط مستندات شخصی را نگهداری کنند یا مستنداتی را در دسترس دیگران قرار دهند. ساختار مدیریت کاربران و مشخصات آنها ( User Profiles ) کاملا یکپارچه با Active Directory است و به صورت متمرکز در شرپوینت مدیریت می شود. بنابراین ساختار سازمانی، ارتباط تخصصی کارشناسان ( Colleague tracking ) اجرای فرآیندهای براساس نقش ( Role base Workflows & Security ) امکان پذیر است و نوعی Social Networking در شرپوینت پیاده سازی شده است.

جستجوی سازمان

جستجوی پیشرفته یک عبارت است که قطعا هر نرم افزاری مدعی انجام آن است. جستجوی پیشترفته در اطلاعات سازمان قطعا بزرگترین مزیت شرپوینت است که آن را بی رقیب می کند. شرکت مایکروسافت سرمایه گذاری عظیمی برای رقابت در بازار متورهای جستجو انجام داده است و خروجی این تلاش در MOSS 2007 و Live Search قابل تحقیق است. این فناوری در واقع یک Crawler است که محتویات پرتال شما شامل اطلاعات ذخیره شده در پرتال، محتویات درون مستندات، سایت های اینترنتی خارج از پرتال که به آن معرفی کنید، داده های تجاری سازمان شما که در پایگاه داده های خارج از محیط پرتال ذخیره شده اند، افراد و تخصص هایشان و ارتباط ایشان با شما در Social Networking، اطلاعات ذخیره شده در Exchange Server و ... را جستجو می کند و در Index فایل های خود نگهداری می کند. بنابراین شما از طریق پرتال سازمان به صورت یکپارچه به کلیه این اطلاعات دسترسی دارید. در واقع این یک موتور جستجو است که شما می توانید آن را برای نیازهای سازمان خود پیکربندی کنید، محدوده های مختلف جستجو برای آن تعیین کنید و اجزای اطلاعاتی که باید Index شوند را مشخص کنید. همچنین ابزار مناسب برای توسعه و سفارشی سازی آن وجود دارد.

Microsoft Search Server 2008 (MSS 2008)

شرکت مایکروسافت قابلیت های جستجو در MOSS 2007 را در این محصول قرار داده و مستقلا برای سازمانهایی که می خواهند از توانایی های جستجو استفاده کنند قابل ارایه است. نگارش MSS 2008 Express Edition رایگان ارایه می شود که به صورت مستقل یا همراه WSS 3.0 قابل استفاده است. بنابراین WSS هم امکانات پیشرفته جستجو در MOSS را با استفاده از MSS دارا خواهد بود. تنها محدودیت نگارش رایگان این محصول با محصول اصلی، عدم امکان استفاده در محیط های چند سرور ( Server Farm ) می باشد.

مدیریت محتوا ( Content Management )

مدیریت پیشرفته محتویات داخل سازمان و محتویات وب در این بخش گنجانده شده است. امکان مدیریت مستندات و تعریف فرآیندها ی سری و موازی برای گردش مستندات داخل سازمان، امکان تعیین امنیت و سیاست گزاری برای نگهداری یا انتقال مستندات در Repository سازمان، Auditing، Email Integration، و ... از ویژگی های بارز این فناوری می باشد. مدیریت پیشرفته محتویات در وب امکانی است که استفاده از شرپوینت را برای تولید سایت های چند زبانه اینترنت گسترش داده است .(مطالعه بیشتر...) امکان تایید محتویات قبل از انتشار آنها، اختصاص افراد برای بروز رسانی قسمتهای مختلف سایت بدون نیاز به داشتن مهارت های طراحی وب، و ایجاد و ترجمه خودکار صفحات برای دیگر زبان ها بر اساس یک زبان پایه از امکانات آن است.

فرآیندهای سازمان ( Business Processes )

امکان ایجاد فرمهای مختلف با InfoPath (یکی از نرم افزارهای مجموعه Microsoft Office 2007) و اجرای فرآیند ها و گردش این فرم ها در سازمان، امکانی است که کاربردهای زیادی را با استفاده از شرپوینت قابل اجرا می کند. با امکان Form Server که در SharePoint 2007 ارایه شده است، فرمها در سمت سرور به HTML تبدیل می شوند، بنابراین فرم ها در سمت کاربر با استفاده از مرورگر وب نمایش داده می شوند.

آنالیز داده های تجاری ( Business Intelligence )

واژه BI امروزه کاربرد زیادی در فرآیند تصمیم گیری در سازمانهای دانش محور و هوشمند دارد. این یک تعریف است که محدوده آن فراتر از فناوری شرپوینت می باشد. به هر حال ابزارهایی که شرپوینت برای کمک به پیاده سازی BI در سازمان ارایه می کند شامل موارد زیر است:

Excel Services

آیا شما هیچ شرکت کوچک یا سازمان بزرگی را می شناسید که از صفحه گسترده Excel استفاده نکند؟! تقریبا در همه سازمانها Excel نقش اساسی دارد. جالب اینجاست که با وجود اینکه سیستم های نرم افزاری مختلف در سازمان پیاده سازی شده است و این سیستم ها امکانات خود را برای گزارش دهی دارند، ولی همچنان کارشناسان سازمان با استفاده از Excel گزارشات را تهیه و به مدیریت ارایه می کنند! انواع نمودارهای مقایسه ای، چارت ها و گزارشات آماری توسط یک صفحه گسترده تهیه می شود و به نوعی در اختیار مدیریت قرار می گیرد. حال فرض کنید این فایل Excel در پرتال سازمان منتشر شود و مدیریت بدون نیاز به نرم افزار Excel قادر است گزارشات را از طریق مرورگر وب در صفحه شخصی خود مشاهده کند. اگر توجه کنید که فایل Excel می تواند اطلاعات خود را مستقیما از پایگاه داده نرم افزارهای مختلف دریافت کند، بنابراین گزارشات ارایه شده با براساس داده های تجاری بروز می شوند. این ساده ترین و پرکاربردترین روش برای تهیه گزارشات پویا است که Excel Calculation Service نام دارد.

KPIs & Dashboards

در MOSS 2007 لیستهای KPI وجود دارند که می توان آنها را از طریق SQL Server Analysis Service به داده های خارجی متصل نمود و به این ترتیب صفحه های Dashboard ایجاد می شود که وضعیت کسب و کار سازمان را هر لحظه به مدیریت گزارش می کند.

Report Center

مرکز گزارشات یک قسمت از پرتال سازمان شما است که با SQL Server Reporting Service یکپارچه است و گزارشات مختلف که توسط Reporting Service ایجاد شده است را به نمایش می گذارد.

Business Data Catalog

این ابزاری است که پرتال سازمان را با نرم افزارهای تجاری بیرون از پرتال مرتبط می کند. با استفاده از این ابزار به داده های نرم افزارهای مختلف سازمان متصل می شوید، آنها را جستجو می کنید، از این داده ها در قسمت های مختلف پرتال استفاده می کنید. BDC قوی ترین ابزار است که امکان یکپارچگی نرم افزارها را در پرتال سازمان فراهم می کند.

چرا شرپوینت ؟

استفاده از SharePoint 2007 ویژگی های منحصر به فردی دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

یکپارچگی و ارتباط با مجموعه نرم افزاری Microsoft Office

این مهمترین ویژگی شرپوینت است که آن را نسبت به فناوری های مشابه ممتاز می کند. کاربران در سازمان های مختلف به راحتی با مجموعه Office کار می کنند، تقریبا همه سازمان های دولتی در کشور ما دوره های ICDL را برای کارکنان خود برگزار کرده اند و کاربران اکنون به خوبی با نرم افزارهای Word, Excel و دیگر نرم افزارهای این مجموعه کار می کنند. Office SharePoint Server همانگونه که نام گزاری شده است، کاملا با مجموعه Office سازگار و یکپارچه است. کاربرانی که کار با Office را آموخته اند به راحتی با SharePoint کار می کنند. برای تشریح این ارتباط به مثال های زیر توجه کنید.

ü اطلاعات ذخیره شده در شرپوینت را می توانید به Outlook متصل کنید. در این صورت هنگامی که به شبکه متصل نیستید، به اطلاعات سازمان خود به صورت Offline دسترسی دارید. این اطلاعات شامل فایل های ذخیره شده در مخزن مستندات، تقویم های مختلف، وظایف ارجاع شده در پروژه ها، اطلاعات تماس ها و ... این اطلاعات پس از متصل شدن به پرتال سازمان Synchronize می شوند.

ü وقتی مشغول کار روی مستندی در نرم افزار Word هستید، وظایف ارجاع شده مرتبط با این مستند در نوار بالایی Word به شما نشان داده خواهد شد و می توانید به آن پاسخ دهید. محتویات فایل Word را می توانید مستقیما در سایت اینترنت سازمان یا وبلاگ شخصی خود منتشر کنید. اگر فایل شما یک نامه اداری است، مستقیما از داخل نرم افزار Word گیرنده را مشخص می کنید، فرآیند تایید و ارسال نامه توسط شرپوینت انجام می شود.

ü محتویات یک فایل Excel را می توانید به لیستهای شرپوینت منتقل کنید، محتویات ذخیره شده در پرتال را می توانید در نمای Excel مشاهده کنید و کلیه عملیات محاسباتی که در Excel وجود دارد، روی محتویات پرتال شما قابل اجراست و از آنجا که کاربران در استفاده Excel مهارت دارند، به سهولت از پرتال سازمان استفاده می کنند. گزارشات و نمودارهایی که یک فایل Excel از منبع داده خارجی تولید می کند را می توانید در پرتال منتشر کنید، مدیریت سازمان از طریق مرورگر وب آنها را مطالعه خواهد کرد. (مطالعه بیشتر... )

وجود ابزارهای توسعه و سفارشی سازی

یکی از پارامترهای مهمی که سازمان باید در انتخاب یک فناوری به آن دقت کند، وجود ابزارهای توسعه و سفارشی سازی می باشد. وقتی سازمانی شروع به استفاده از یک فناوری می کند باید اطمینان داشته باشد که این فناوری نیازهای آینده سازمان را نیز پوشش می دهد و می توان نیازهای جدید سازمان را در آن محیط پیاده سازی نمود. شرپوینت برای هر سطح از کاربران ابزار توسعه و سفارشی سازی دارد.

معماری توسعه پذیر و قابلیت نصب در محیط های بزرگ

متناسب با نیاز سازمان می توانید شرپوینت را روی یک مجموعه کوچک یا یک پارک سرور بزرگ نصب کنید، زیرساخت پیش بینی شده در این فناوری این قابلیت را دارد که در هر زمان scale up یا scale down شود.

وجود مستندات فنی، منابع آموزشی و راهکارهای تجاری فرآوان

وقتی سازمان شما شرپوینت را به عنوان یک زیرساخت برای پرتال سازمان و پیاده سازی برخی سیستم ها انتخاب کرد، اطمینان دارد که همواره مستندات فنی بسیار فرآوان در همه زمینه ها، از اشکالات احتمالی گرفته تا راهنمای کاربران و منابع آموزشی در همه سطوح از کاربری تا توسعه سیستم، نمونه های پیاده سازی شده خارجی، مطالعات موردی، آزمایشات کارایی در سطوح مختلف و ... برای شرپوینت وجود دارد. این فناوری توسط یک اجتماع بزرگ ( SharePoint Community ) و توسط شرکت مایکروسافت پشتیبانی می شود.

سازگاری، یکپارچگی و ارتباط با دیگر سرورها

شرپوینت محصول شرکت مایکروسافت است، بدیهی است که با دیگر سرورهای این شرکت کاملا سازگار است. به عنوان مثال اگر مدیریت کاربران و گروه ها در سازمان شما در Active Directory انجام می شود، لازم نیست کاربران و گروه ها دوباره در پرتال سازمان تعریف و مدیریت شوند، شرپوینت آنها را از Windows Server دریافت می کند. اگر سامانه پست الکترونیک در سازمان شما Exchange Server است، کاربران می توانند Email های خود را در پرتال سازمان پیگیری کنند. وضعیت حضور یا عدم حضور کاربران در سازمان و امکان برقراری تماس چند رسانه ای با ایشان از طریق ارتباط با Live Communication Server میسر می شود.

شرپوینت یک عیب بزرگ هم دارد ! محصول مایکروسافت است. در واقع تنها عیب این فناوری همین است، اگر سیاست های کلان سازمان شما با فناوری های مایکروسافت یکسو نیست، همه مزایا، سادگی، کارایی و از همه مهم تر ارزان بودن آن را فراموش کنید و فناوری های دیگر را جستجو کنید. ولی اگر سازمان شما .Net را به عنوان محیط توسعه نرم افزارها انتخاب کرده است، SQL Server پایگاه داده مرجع در سازمان شما است و میزبانی سرویس ها توسط Windows Server انجام می شود، بدون هیچ شک پرتال سازمان، مدیریت مستندات، مدیریت محتوا، راهکار اساسی برای جستجوی پیشرفته در اطلاعات سازمان، مکاتبات و اتوماسیون اداری، مدیریت پروژه ها و ... محصولات و فناوری های SharePoint 2007 می باشد.

منبع : وبلاگ مهندس فروشان